Fort- und Weiterbildungen für Existenzgründer und Führungskräfte aus Kleinen und Mittelständischen Unternehmen

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Personalplanung

Mitarbeiter verursachen zwar hohe Kosten, sind aber für viele Unternehmen unverzichtbar. Je nachdem, in welcher Branche Sie sich selbständig machen / gemacht haben, steht und fällt Ihre Unternehmung mit Ihrem Personal. Verlässliches Personal zu finden, das werden Sie schnell merken, ist allerdings gar nicht so einfach – vor allem dann nicht, wenn es besondere Qualifikationen vorweisen soll. Gute Mitarbeiter kosten Geld, sodass Sie genauestens planen müssen, in welchen Bereichen Personalbedarf besteht und wie viel Sie investieren können.

Müssen Sie in finanzieller Hinsicht Zurückhaltung üben, besteht die Möglichkeit, freie Mitarbeiter, Teilzeitkräfte bzw. Aushilfen auf 450 Euro-Basis oder Praktikanten zu beschäftigen. Außerdem können Sie Zuschüsse von der Agentur für Arbeit erhalten, wenn Sie bestimmte Personengruppen einstellen. Da diese Zuschüsse Ermessungsleistungen sind, entscheiden die örtlichen Agenturen darüber, ob und in welcher Höhe und Dauer die Leistungen erfolgen. (Welche Zuschüsse Sie bei Neugründungen oder Eingliederungen beantragen können, können Sie im Abschnitt Personalsuche nachlesen.) Kontaktieren Sie daher die Agentur für Arbeit zwecks Informationen.

Auch wenn Sie zum Gründungszeitpunkt noch nicht dazu in der Lage sind, Mitarbeiter zu beschäftigen, sollten Sie sich früh genug mit der Personalplanung auseinandersetzen. Sich erst darüber Gedanken zu machen, wenn Sie akuten Personalbedarf haben, kann Sie nämlich unnötig in Schwierigkeiten bringen.

Personalbedarf

Um in Erfahrung zu bringen, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen und welche Arbeiten Sie delegieren müssen, ist eine Analyse des Arbeitsumfangs und der Tätigkeitsfeldererforderlich. Fragen Sie sich, welche Bereiche für das Unternehmen lebensnotwendig sind, wie groß der derzeitige Arbeitsaufwand ist, womit Sie zukünftig rechnen müssen, welche Aufgaben nur von Ihnen erledigt werden können und welche Qualifikationen bzw. Kenntnisse Ihre Mitarbeiter mitbringen müssen. Sollte sich herausstellen, dass Sie zwar unbedingt Personal benötigen, jedoch die finanziellen Verbindlichkeiten zu hoch sind, sollten Sie sich Alternativen überlegen. Erkundigen Sie sich beispielsweise danach, ob es günstiger ist, bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister zu delegieren.

Erstellen Sie ein konkretes Anforderungsprofil. (Wenn es sich als geeignet erweist, können Sie es auch später für die Stellenausschreibung verwenden.) Berücksichtigen Sie dabei, welche Fertigkeiten Ihr Mitarbeiter vorweisen sollte, in was für eine soziale / hierarchische Struktur er sich einfügen muss und welche persönlichen Eigenschaften (z.B. flexibel, ehrlich, kreativ, offen, lernfähig etc.) er haben sollte. Haben Sie ein solches Profil angefertigt, sind Sie in der Lage, gezielt nach geeignetem Personal zu suchen.

Personalsuche

Es gibt diverse Möglichkeiten, Mitarbeiter zu finden. Die üblichste ist wohl dieStellenanzeige in Zeitungen, Fachzeitschriften oder im Internet. Da die gedruckten Anzeigen in der Regel viel Geld kosten, hat sich in den letzten Jahren immer mehr das (günstigere) Internet als Stellenmarkt etabliert. In inzwischen unzähligen und häufig auch spezialisierten Jobbörsen können Sie Anzeigen einstellen oder Gesuche einsehen. Zu den bekanntesten Online-Börsen zählen www.monster.de,www.stepstone.de oder www.jobpilot. Weitere Börsen finden Sie unter der Meta-Börsewww.stellenboersen.de. Sollten Sie nach Fach- oder Führungskräfte suchen, empfiehlt sich hingegen eine Anzeige in einer Zeitung (Die Zeit, FAZ etc.) oder in einer entsprechenden Fachzeitschrift.

Die meisten Stellen werden intern vergeben, d.h., wenn bei irgendeinem Unternehmen ein Posten frei wird, wird erst einmal in den eigenen Reihen nach einem geeigneten Kandidaten geschaut. Sie können ähnlich verfahren, indem Sie zunächst Ihren Bekannten-, Freundes- und Verwandtenkreis nach potentiellen Mitarbeitern sondieren. Machen Sie sich aber klar, dass die Beschäftigung einer Ihnen vertrauten Person auch Risiken birgt. Fragen Sie sich, warum Sie diese Person einstellen wollen. Weil sie Ihnen nahe steht? Weil Sie ihr einen Gefallen tun wollen? Bei allem Respekt vor Ihrer Gutmütigkeit, aber dies darf nicht der Grund sein. Mit einer vorschnellen und undurchdachten Besetzung der freien Position riskieren Sie nicht nur Ihren unternehmerischen Erfolg, sondern auch die gute Beziehung zu der jeweiligen Person. Bleiben Sie bei der Auswahl sachlich und kritisch. Prüfen Sie genau, ob die Person in Ihr Unternehmen passt und alle notwendigen Qualifikationen mitbringt.

Suchen Sie nach jungen, qualifizierten Mitarbeitern, sind Universitäten und Fachhochschulen ein geeigneter Ort. An so genannten „Hochschultagen“ besteht die Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu präsentieren und gleich mit Studenten ins Gespräch zu kommen. Sie können aber auch Stellenanzeigen an den „Schwarzen Brettern“ veröffentlichen oder die Hochschule direkt kontaktieren.

Wenn Sie nur für einen bestimmten Zeitraum bzw. für ein bestimmtes Projekt Personal benötigen, sollten Sie über einen freien Mitarbeiter nachdenken. An einen solchen kommen Sie beispielsweise über eine der zahlreichen Zeitarbeitsfirmen. Obwohl Zeitarbeitsfirmen in der Öffentlichkeit nach wie vor keinen sonderlich guten Ruf haben, sollten Sie im Bedarfsfall auf eine solche zugehen. Zeitarbeitsfirmen stellen durch ihre spezifische Ausrichtung nicht nur überaus qualifizierte Mitarbeiter, sondern sind auch vergleichsweise günstig, da Sie keinerlei Sozialabgaben etc. entrichten müssen.

Auch die Agentur für Arbeit kann Ihnen bei der Suche nach passendem Personal behilflich sein. Sie vermittelt nicht nur arbeitslose Arbeitnehmer, sondern unterstützt Sie auch bei der Einstellung bestimmter Personengruppen. Haben Sie innerhalb der letzten beiden Jahre gegründet, können Sie für die unbefristete Einstellung eines zuvor arbeitslosen und förderungsbedürftigen Arbeitnehmers einen so genanntenEinstellungszuschuss erhalten. Dies setzt allerdings voraus, dass der Arbeitnehmer unmittelbar vor der Einstellung mindestens drei Monate Arbeitslosengeld bezogen und eine Beschäftigung ausgeübt hat, die als Arbeitsbeschaffungsmaßnahme gefördert wurde. Außerdem muss klar gemacht werden, dass ohne die Leistung der Arbeitnehmer nicht oder nicht dauerhaft in den Arbeitsmarkt eingegliedert werden kann. Der Zuschuss wird höchstens für zwei Mitarbeiter gleichzeitig gewährt. Es dürfen außerdem nicht mehr als fünf Mitarbeiter beschäftigt werden. Die Förderhöhe beträgt rund 50 Prozent des Bruttolohns, die Förderdauer maximal zwölf Monate.

Wenn Sie Arbeitnehmer mit Vermittlungshemmnissen (Alter, Behinderung, fehlende Qualifikation) einstellen, bekommen Sie unter Umständen einenEingliederungszuschuss. Wie hoch der Zuschuss und die Förderdauer ausfallen, ist davon abhängig, welchen Umfang die Minderleistung des Arbeitnehmers hat. Der Zuschuss darf 50 Prozent des berücksichtigungsfähigen Arbeitsentgelts nicht übersteigen und gilt für maximal zwölf Monate. Schwerbehinderte Arbeitnehmer erhalten bis zu 70 Prozent, die Förderdauer beträgt maximal 24 Monate.

Personalführung

Personalführung ist ein komplexes Themengebiet, das an dieser Stelle nur kurz angerissen werden kann. Als Existenzgründer hält sich die Größe Ihres Unternehmens wahrscheinlich in Grenzen, weshalb sich die wichtigsten Dinge durch regelmäßig stattfindende Besprechungen oder persönliche Gespräche regeln lassen. Sobald Ihr Unternehmen allerdings eine gewisse Anzahl an Mitarbeitern beschäftigt, sollten Sie die Personalführung jemanden überantworten, den Sie für kompetent halten und dem Sie vertrauen.

Welchen Führungsstil Sie verwenden, sollte davon abhängig sein, in welcher Branche Sie sich selbständig machen / gemacht haben und von welcher Art Ihre Persönlichkeit ist. Es wird grob in zwei Führungsstile unterschieden: in einen autoritären (bzw. hierarchischen) und in einen demokratischen (bzw. kooperativen) Führungsstil. Während Sie bei ersterem Anweisungen geben, die der Mitarbeiter anstandslos zu befolgen hat, binden Sie bei zweitem den Mitarbeiter in das Betriebsgeschehen ein und fördern dessen Eigenständigkeit. Obwohl sich der demokratische Führungsstil in der freien Wirtschaft weitestgehend durchgesetzt hat, gibt es nach wie vor Bereiche – wie z.B. den militärischen –, in denen der autoritäre vorherrschend ist. Wie Sie sich vorstellen können, gibt es bei beiden Führungsstilen eine Vielzahl von Abstufungen, die wiederum ganz eigene Schwerpunkte setzen. So üben Sie beim aufgabenorientiertenFührungsstil Leistungsdruck aus, damit Ihr Mitarbeiter eine höhere Stückzahl Ihres Produkts erbringt. Beim personenorientierten Führungsstil hingegen behandeln Sie Ihren Mitarbeiter als Partner und bewältigen die Arbeit mit ihm gemeinsam.

Egal zu welchem Führungsstil Sie auch tendieren, die Kompetenzen, die Sie als Vorgesetzter aufweisen müssen, sind in weiten Teilen dieselben. Sie sollten nicht nur effizienzorientiert denken und die Initiative ergreifen können, sondern auch zur richtigen Selbsteinschätzung und Selbstkritik fähig sein. Freilich sind dies nicht alle Eigenschaften und Fertigkeiten, die im Umgang mit Personal erforderlich sind. Weitere Führungsqualitäten sind beispielsweise Offenheit, Verantwortungsbewusstsein, logisches und diagnostisches Denken, Vermitteln von Motivation, Souveränität und Toleranz.

Bewerbungsgespräch

Bevor Sie einen potentiellen Mitarbeiter zu einem Bewerbungsgespräch einladen, sollten Sie im Vorfeld klären, ob dieser überhaupt zu Ihrem Unternehmen passt. Die wichtigsten Hinweise geben dabei die Bewerbungsunterlagen. Prüfen Sie nicht nur, ob die Qualifikationen des Bewerbers mit Ihren Ansprüchen übereinstimmen, sondern auch, ob die Bewerbung einen ordentlichen bzw. seriösen Eindruck macht und alle wichtigen Dokumente enthält (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen etc.). Achten Sie beim Anschreiben auf eine verständliche und korrekte Ausdrucksweise, beim Lebenslauf auf mögliche Lücken. Bei Arbeitsproben ist neben Aussagekraft, Inhalt und Form auch die Aktualität von Bedeutung.

Laden Sie nur die Bewerber ein, die Ihren Vorstellungen gänzlich oder zumindest größtenteils entsprechen, und bereiten Sie sich auf das Gespräch sorgfältig vor. Um den Bewerber besser kennen zu lernen, sollten Sie mit ihm nicht nur zu seinem beruflichen Werdegang befragen, sondern auch zu seinem Privatleben. Wo er beispielsweise aufgewachsen ist und was er in seiner Freizeit macht. Bewerbungsgespräche sind Stresssituationen – insbesondere für Ihren Bewerber. Brechen Sie das Eis, indem Sie sich zuallererst vorstellen und ein paar Worte über Ihr Unternehmen bzw. über die freie Stelle verlieren. Kommen Sie ihm entgegen, wenn er mal nicht weiter weiß oder keine richtige Antwort parat hat. Bieten Sie ihm auch an, selbst Fragen zu stellen. Auf diese Weise kann ein Dialog entstehen, der weniger frontal und einschüchternd ist.

Es empfiehlt sich, sich bei einem Bewerbungsgespräch an folgende Struktur zu halten:

  • Begrüßung
  • Unternehmensvorstellung
  • Bewerbervorstellung
  • Detailfragen zur beruflichen und privaten Vita
  • Konfrontation des Bewerbers mit Problemstellungen und      Nachfrage, wie er diese lösen würde
  • Fragen des Bewerbers
  • Organisatorisches und weitere Vorgehensweise

Machen Sie sich bewusst, dass bei einem Bewerbungsgespräch einige Regeln eingehalten werden müssen. So dürfen Sie keine allzu intimen bzw. indiskreten Fragen stellen. Dazu gehören Fragen nach Krankheiten, die zu längeren Fehlzeiten führten, nach Abstammung, Vermögensverhältnissen, Lohnpfändungen, Familienverhältnissen und Vorstrafen sowie nach dem früheren Verdienst und der Religions-, Partei- bzw. Gewerkschaftszugehörigkeit.

Wenn es darum geht, Ihren Bewerber zu beurteilen, sollten Sie dabei dessen gesamtes Auftreten berücksichtigen. Achten Sie nicht nur auf das äußere Erscheinungsbild, sondern auch auf die Körpersprache. Ist er z.B. zurückhaltend und kauert ängstlich auf seinem Stuhl? Oder sitzt er gerade, hält Blickkontakt und weiß sich gut und authentisch zu präsentieren? Haben Sie sich letztlich für einen Bewerber entschieden, werden Sie mit ihm einen Arbeitsvertrag abschließen. Bevor Sie den Vertrag aufsetzen, lassen Sie sich allerdings von Ihrem zukünftigen Mitarbeiter die Lohnsteuerkarte, den Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsausweis, das polizeiliche Führungszeugnis sowie eine eventuelle Arbeitserlaubnis vorlegen.

Formalitäten

Als Unternehmer müssen Sie bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern diverse Formalitäten beachten und einhalten. Dies regelt für gewöhnlich der Arbeitsvertrag. Obwohl es für Arbeitsverträge keine einheitliche Form gibt, existieren einige Punkte, die Sie unbedingt aufnehmen sollten. Fixieren Sie schriftlich den zukünftigen Tätigkeitsbereich Ihres neuen Mitarbeiters, den offiziellen Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, die vereinbarte Probezeit, die Lohnvereinbarung, die Arbeitszeiten, den Urlaubsanspruch sowie die Kündigungsfrist.

 

Was den Lohn betrifft, so sollten Sie sich an die tariflichen Empfehlungen halten. Informieren Sie sich darüber, was die ort- und branchenüblichen Tarife sind, und unterschreiten Sie diese keineswegs um mehr als 20 Prozent. Dies wäre nämlich sittenwidrig und könnte zu einer Klage Ihres Arbeitnehmers führen. Berücksichtigen Sie außerdem, dass der Lohn um die Personalnebenkosten ergänzt wird. D.h., Sie übernehmen zusätzlich den Sozialversicherungsanteil des Arbeitgebers, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und zur Unfallversicherung, Ausfallzeiten, bezahlte Feiertage sowie die Entlohnung im Krankheitsfall. Vergessen Sie auch nicht, Ihren Mitarbeiter bei der Krankenkasse und bei der Berufsgenossenschaft anzumelden.

Im Arbeitsvertrag wird festgehalten, wie hoch Ihr Urlaubsanspruch ist. Der gesetzlich vorgeschriebene Mindesturlaub beträgt 24 Werktage, was bei einer 5-Tage-Woche allerdings nur 20 Arbeitstage sind. Jugendlichen Arbeitnehmern stehen je nach Alter 25 – 30 Werktage zu. In Deutschland hat ein Großteil der Arbeitnehmer einen Anspruch von etwas 30 Werktagen pro Jahr, was den Urlaubsfristen der Tarifverträge entspricht.

Wenn Sie einem Mitarbeiter kündigen, müssen Sie in der Regel vier Wochen Kündigungsfrist einhalten. Berücksichtigen Sie, dass seit dem 1. Januar 2004 in Betrieben mit mehr als zehn Arbeitnehmern eine ordentliche Kündigung sozial gerechtfertigt werden muss. Dies bedeutet, dass Sie Gründe aufzuführen haben, die entweder in der Person, im Verhalten des Arbeitnehmers oder in betrieblich erforderlichen Kürzungen liegen. Bei einer personenbedingten Kündigung müssen Sie beispielsweise belegen, dass die Leistungsfähigkeitstark Ihres Mitarbeiters stark nachgelassen hat und er den Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Eine verhaltensbedingte Kündigung ist dann legitim, wenn sich Ihr Arbeitnehmer trotz Abmahnung arbeitsvertragswidrig verhält – z.B. durch wiederholte und regelmäßige Verspätungen. Sie können betriebsbedingt kündigen, wenn Sie dazu gezwungen sind, Arbeitsplätze abzubauen oder Ihren Betrieb ganz bzw. teilweise stillzulegen.

Beachten Sie außerdem, dass die reguläre Arbeitszeit acht bis zehn Stunden beträgt – eine Ruhepause von 30 Minuten ist obligatorisch. Sonn- und Feiertage sind für gewöhnlich arbeitsfrei. Schwangere Frauen genießen einen besonderen Mutterschutz. Sie müssen in den sechs Wochen vor der Entbindung bzw. in den acht Wochen nach der Entbindung nicht arbeiten, es sei denn, sie erklären sich ausdrücklich dazu bereit. Verlässt ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, sind Sie dazu verpflichtet, ihm einArbeitszeugnis auszustellen.

Aktualisiert am 10. September 2014