Fort- und Weiterbildungen für Existenzgründer und Führungskräfte aus Kleinen und Mittelständischen Unternehmen

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Auftrags- und Geschäftsabwicklung

Unternehmer neigen zu Beginn ihrer Selbständigkeit dazu, jeden Auftrag anzunehmen und jede Anfrage zu bearbeiten. Sie wollen es allen (potentiellen) Kunden recht machen, bloß niemanden verärgern oder vergraulen. Dies kann allerdings kontraproduktiv sein – dann nämlich, wenn die angenommenen Aufträge nicht mehr ordnungsgemäß und fristgerecht abgewickelt können. Ein Imageschaden entsteht, der ungleich höher ist als der Verlust eines einzelnen Kunden infolge einer Auftragsabsage. Es wird sich schnell herumsprechen, dass Sie Vereinbarungen und Qualitätsstandards nicht eingehalten haben, sodass Sie damit rechnen müssen, einen ganzen Kundenstamm und damit verbundene Folgeaufträge zu verlieren.

Um Ihre selbständige Existenz nicht zu gefährden, sollten Sie sich nur soviel Arbeit aufbürden, wie Sie auch bewältigen können. Kalkulieren Sie die Zeitspanne für die Auftragsabwicklung daher nicht zu knapp. Berücksichtigen Sie bei der Planung eine mögliche Vorbereitungs- und Nachbereitungsphase, was je nach Auftrag und Aufwand ein nicht unerheblicher Zeitfaktor sein kann.

Zu einer ganzheitlichen Auftrags- und Geschäftabwicklung gehören nicht nur die Planungs- und Durchführungsphase, sondern auch das Schreiben eines Angebotes (inklusive Vorkalkulation), die Erfassung der Produktionsstunden und des Materialaufwandes sowie die Erstellung einer Kunderechnung (inklusive Nachkalkulation). Sollte Ihr Kunde bzw. Auftraggeber die Rechnung nicht bezahlen, müssen Sie außerdem Mahnungen verschicken.

Die folgenden Fragen verdeutlichen, worauf es bei einer erfolgreichen Auftrags- und Geschäftabwicklung ankommt.

Checkliste: Auftrags- und Geschäftabwicklung

  • Nehmen Sie nur so viele Aufträge an, wie Sie bearbeiten können?
  • Haben Sie die Abwicklung des Auftrags genau geplant (inklusive Vorbereitungs- und Durchführungsphase)?
  • Wahren Sie die formellen Standards (Angebot, Produktionsstunden, Materialaufwand, Kundenrechnung, Zahlungseingangüberwachung)?

Aktualisiert am 10. September 2014