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Steuererklärung

Als Selbständiger sind Sie dazu verpflichtet, jährlich eine Steuererklärung anzufertigen und beim Finanzamt einzureichen. Für die einzelnen Steuererklärungsformen – also die „Einkommensteuererklärung“, die „Umsatzsteuererklärung“ sowie die „Gewerbesteuererklärung“, sofern Sie Gewerbetreibender sind – gibt es beim Finanzamt entsprechende Formulare, die Sie ausgefüllt und gegebenenfalls mit Anlagen dort wieder abgeben müssen. Dazu gehört auch die Gewinnermittlung, für die das Formular „Einnahmenüberschussrechnung“ vorgesehen ist.

Normalerweise reichen dem Finanzamt bei der Prüfung Ihrer Steuererklärung diese Formulare aus. Es kann jedoch sein, dass Sie aufgefordert werden, Einzelbelege vorzulegen. Dies passiert beispielsweise dann, wenn größere Positionen Ihrer Gewinnermittlung aus Quittungen über Bewirtung bestehen. In seltenen Fällen beschließt das Finanzamt eine Steuerprüfung. Bei einer solchen Steuerprüfung wird Ihre gesamte Buchhaltung der letzten Jahre begutachtet. Nicht zuletzt aus diesem Grund sind Sie dringend dazu angeraten, die Buchhaltung überaus ernst zu nehmen und gewissenhaft zu erledigen. (Ausführlichere Informationen finden Sie Kapitel Buchhaltung.)

Sollten Sie einen Steuerberater beschäftigen, erstellt dieser Ihre Steuererklärungen. Dazu müssen Sie ihm nicht nur all Ihre Belege und laufenden Verträge zukommen lassen, sondern auch den kompletten Schriftverkehr mit dem Finanzamt (inklusive sämtlicher Umsatzsteuervoranmeldungen), eine Aufstellung Ihrer Geschäftsreisen sowie Nachweise über nichtselbständige Einnahmen. Nutzen Sie zur Arbeit einen eigens dafür vorgesehenen  Raum in Ihrer Wohnung, benötigt Ihr Steuerberater außerdem einen Grundriss mit Quadratmeterzahl und Kostenaufstellung.

Absetzmöglichkeiten

Wie im Abschnitt Einkommensteuer bereits angedeutet, können Sie durch bestimmte Ausgaben Ihre Steuerschuld senken. Zu den wohl wichtigsten Ausgaben gehören dieBetriebsausgaben, sprich sämtliche Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einer freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit stehen. Machen Sie sich bewusst, dass es mit dem Finanzamt mitunter Konflikte hinsichtlich der Anerkennung von Betriebsausgaben geben kann, liegt es doch in dessen Interesse, Ihre Gewinne hoch zu versteuern und möglichst viel an Ihnen zu verdienen.

Die meisten Probleme entstehen dann, wenn private und berufliche Nutzung nicht klar voneinander getrennt werden kann. Sie machen sich z.B. als Texter selbständig, können oder wollen sich allerdings kein externes Büro leisten und arbeiten deshalb von zu Hause aus. Nun wollen Sie einen Teil Ihrer Mietkosten steuerlich absetzen. Dies geht allerdings nur, wenn der Raum, in dem Sie arbeiten, ausschließlich als Arbeitszimmer genutzt wird, d.h., er darf nicht gleichzeitig Wohn- oder Schlafzimmer sein. Die anteiligen Kosten für das Arbeitszimmer ermitteln Sie, indem Sie die Gesamtkosten Ihrer Wohnung bzw. Ihres Hauses (Jahresmiete inklusive sämtlicher Nebenkosten) durch die Quadratmeterzahl der Gesamtwohnfläche teilen und mit der Fläche des Arbeitszimmers multiplizieren.

Ein recht spezieller Fall ist die Bewirtung von Kunden, Auftraggebern oder Geschäftspartnern. Sie können zwar die Umsatzsteuer voll, den eigentlichen Nettobetrag aber nur zu 70 Prozent steuerlich absetzen. Sie benötigen außerdem eine maschinell erstellte Rechnung (Bewirtungsbeleg), die sämtliche Speisen und Getränke aufführt. Auf den Beleg tragen Sie zusätzlich Ihren Namen, die Namen Ihrer Gäste sowie den Grund der Bewirtung ein. Bedenken Sie: Je konkreter die Angaben sind, desto weniger Grund hat das Finanzamt, misstrauisch zu werden und gegebenenfalls Nachforschungen anzustellen.

Wollen Sie Kunden oder Auftraggebern beispielsweise zu Weihnachten ein kleinesGeschenk machen, können Sie die Unkosten dafür ebenfalls als Betriebsausgaben geltend machen. Hierbei gilt es allerdings zu berücksichtigen, dass die Ausgaben 35 Euro pro Person nicht übersteigen dürfen und die Namen der Beschenkten auf einer Liste vermerkt werden müssen.

Ob und in welcher Höhe Sie Ihr Fahrzeug (Kosten für Treibstoff, Kfz-Versicherungen und -Steuern sowie Reparaturen) absetzen können, hängt davon ab, wie häufig Sie dieses geschäftlich nutzen. Wenn Sie Ihren Pkw ausschließlich dienstlich nutzen, können Sie es in voller Höhe absetzen. Dies müssen Sie dem Finanzamt allerdings durch Unterlagen wie Terminkalender oder Reisekostenabrechnungen nachweisen. Nutzen Sie es auch (unter 50 Prozent) für private Zwecke, wird es zwar als Dienstfahrzeug anerkannt, doch kommen nun Privatanteile hinzu, die Sie entweder nach der so genannten „Ein-Prozent-Regel“ oder mit einem Fahrtenbuch ermitteln. Beträgt die dienstliche Nutzung Ihres Pkws zwischen 10 und 50 Prozent, können Sie ihn zum „gewillkürten Betriebsvermögen“ und somit zum Dienstwagen erklären. In diesem Fall müssen Sie die Privatanteile anhand eines Fahrtenbuchs berechnen. Benötigen Sie Ihr Auto nur sporadisch (weniger als 10 Prozent) für geschäftliche Zwecke, ist er als Privatwagen zu betrachten, was bedeutet, dass Dienstfahrten einzeln nachgewiesen müssen und mit 30 Cent pro Kilometer abgesetzt werden können.

Entscheiden Sie sich für die „Ein-Prozent-Regel“ ist der Privatanteil mit monatlich einem Prozent vom Listenpreis des Autos (Neupreis inklusive Mehrwertsteuer) anzusetzen. Dies gilt auch bei einem Gebrauchtwagen. Wählen Sie das Fahrtenbuchmüssen Sie jede einzelne Privatfahrt mit Kilometerangaben sowie jede Dienstfahrt mit Zeitangaben und Kilometerstand für Anfang und Ende, mit Ziel, Fahrtroute, Reisezweck und Gesprächspartner dokumentieren. Der daraus ermittelte Privatanteil ist dann mit dem entsprechenden Anteil an den Gesamtkosten anzusetzen. Sie haben es sicherlich gemerkt: Ein Fahrtenbuch zu führen, ist nicht nur sehr aufwändig, sondern bedeutet auch normalerweise weitaus höhere Privatanteile, die es dann zu versteuern gilt. Falls Sie also die Möglichkeit haben, sollten Sie die „Ein-Prozent-Regel“ nutzen.

Reisekosten können ebenfalls als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn Sie außerhalb Ihrer Arbeitsstätte bzw. Ihrer Wohnung tätig sind. Zu den Betriebsausgaben zählen die Fahrtkosten (Bahn, Taxi etc.), die Übernachtungskosten sowie der Verpflegungsaufwand (bei Abwesenheit zwischen 8 und 14 Stunden 6 Euro, bei Abwesenheit zwischen 12 und 24 Stunden 12 Euro, bei Abwesenheit von 24 Stunden 24 Euro). Etwas höher liegen die Sätze bei Dienstreisen im Ausland. Jedes Bundesland entscheidet über die Höhe jedoch individuell. Es versteht sich von selbst, dass Sie Ihre Reisekosten dem Finanzamt genauestens darlegen müssen.

Wollen Sie Fachbücher oder Fachzeitschriften absetzen, muss die berufliche Nutzung detailliert nachgewiesen werden. Notieren Sie daher auf der Rechnung den Titel des Buches sowie den Grund des Erwerbs. Bedenken Sie, dass das Finanzamt bei Tageszeitungen eine private Mitnutzung annimmt und eine Absetzung in der Regel nicht duldet.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und die Gebühren für Ihr Telefon komplett absetzen wollen, benötigen Sie zwei Anschlüsse – einen für Ihre privaten und einen für Ihre dienstlichen Telefonate. Dasselbe gilt für Ihr Mobiltelefon. Hier reicht es allerdings aus, wenn Sie eine zweite Karte besitzen. Nutzen Sie Ihr Telefon sowohl beruflich als auch privat, müssen Sie dem Finanzamt glaubhaft vermitteln, dass ein Großteil der von Ihnen geführten Gespräche dienstlicher Natur ist. Sodann können Sie pauschal 20 Prozent (maximal 20 Euro im Monat) der angefallenen Gebühren geltend machen. Weniger kompliziert ist es, wenn Sie ein externes Büro haben. In diesem Fall sind die Kosten in voller Höhe absetzbar.

Weitere Tipps und Tricks

Für Unternehmer, insbesondere aber für Existenzgründer gibt es Möglichkeiten, sichsteuerliche Vorteile zu verschaffen. Die wohl effektivste Methode ist es, Verluste vor- oder rückzutragen. Falls Sie im aktuellen Geschäftsjahr Verluste machen, also mehr Betriebsausgaben hatten als Einnahmen, können Sie die Verluste entweder mit Gewinnen aus dem Vorjahr verrechnen (Verlustrücktrag) oder in das nächste Jahr übertragen (Verlustvortrag). Während ein Rücktrag vor allem dann Sinn macht, wenn Sie im Vorjahr einen hohen Gewinn verbuchten, ist ein Vortrag dann empfehlenswert, wenn Sie im kommenden Jahr hohe Gewinne (und somit einen hohen Steuersatz) erwarten. Sollten Sie über einen längeren Zeitraum keine Gewinne erzielen, ist das nicht weiter problematisch, da sich der Vortrag solange auf die zukünftigen Jahre verteilt, bis sämtliche Verluste verrechnet wurden.

Der Gesetzgeber erlaubt es Ihnen, spezielle Ansparabschreibungen zu nutzen. (Im Zuge der Unternehmensteuerreform 2008 wird aus der Ansparabschreibung der Investitionsabzugsbetrag.) Planen Sie beispielsweise im nächsten Jahr einen Kleinentransporter zu erwerben, können Sie bereits in diesem Jahr 40 Prozent der zu erwartenden Kosten von der Steuer abziehen. Der abzuziehende Betrag darf allerdings 154.000 Euro nicht übersteigen; als Existenzgründer, sofern Sie sich erstmalig innerhalb der letzten fünf Jahre selbständig gemacht haben, sind es gar 307.000 Euro. Sinn der Ansparabschreibung ist es, Ihr Einkommen in einem Jahr mit hohem Gewinn zu senken und die Steuerlast möglichst niedrig zu halten. Bedenken Sie allerdings, dass Sie die geplante Investition innerhalb von fünf Jahren tatsächlich tätigen müssen. Falls Sie dies versäumen und die Ansparabschreibung nicht rechzeitig wieder auflösen, fallen Strafzinsen in Höhe von 6 Prozent pro Rücklagejahr an.

Aktualisiert am 10. September 2014