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Rechnungen

Wie bereits erwähnt, müssen Rechnungen bestimmte Angaben beinhalten, damit das Finanzamt sie annimmt. Prüfen Sie deshalb auch eingehende Rechnungen auf ihre korrekte Form. Beachten Sie folgendes: Erhalten oder schreiben Sie Rechnungen unter 150 Euro sind einige Angaben freiwillig. Machen Sie von der Kleinunternehmerreglung Gebrauch, dürfen Sie auf Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer nicht gesondert aufführen.

Auf Rechnungen über 150 Euro gehören der vollständige (Unternehmens-)Name und die Anschrift des Rechnungsstellers, der vollständige (Unternehmens-)Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers, das Rechnungsdatum, die fortlaufende Rechnungsnummer, die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Lieferdatum bzw. der Leistungszeitraum, die Bezeichnung und Aufzählung der Rechnungspositionen, der Gesamtpreis und Umsatzsteuerbetrag, der Umsatzsteuersatz bzw. die Umsatzsteuersätze – bei Befreiung von der Umsatzsteuer, z.B. aufgrund der Kleinunternehmerreglung, ist ein Hinweis erforderlich –, vereinbarte Rabatte, die Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen sowie die Bankverbindung. Bei Rechnungen ins Ausland muss außerdem die international gültige Kontonummer (IBAN) und der internationale Bankencode (BIC) bzw. der SWIFT-Code des Rechnungsstellers vermerkt werden.

Eine Rechnung über 150 Euro mit mehreren Umsatzsteuersätzen finden Sie im Anhang.

Auf Rechnungen unter 150 Euro gehören der vollständige (Unternehmens-)Name und die Anschrift des Rechnungsstellers, das Rechnungsdatum, die Bezeichnung und Aufzählung der Rechnungspositionen, der Gesamtpreis und Umsatzsteuerbetrag sowie der Umsatzsteuersatz bzw. die Umsatzsteuersätze. Auch hier gilt: bei Befreiung von der Umsatzsteuer, z.B. aufgrund der Kleinunternehmerreglung, ist ein Hinweis erforderlich. Normalerweise werden solche Rechnungen bar oder per Kreditkarte bezahlt, weshalb die Nennung einer Bankverbindung nicht zwingend erforderlich ist.

Eine Rechnung unter 150 Euro mit mehreren Umsatzsteuersätzen finden Sie im Anhang.

Erhalten Sie eine Quittung – beispielsweise beim Kauf von Gebrauchtwaren –, sollten Sie darauf achten, dass Datum, Warenbezeichnung und Unterschrift des Zahlungsempfängers vermerkt sind.

Verschicken bzw. bekommen Sie Rechnungen ins bzw. aus dem Ausland, gibt es einige Besonderheiten bezüglich der Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Bei Lieferungen innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. ins außereuropäische Ausland entfällt die Umsatzsteuer, vorausgesetzt sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger verfügen über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Rechnung muss demnach die Nummern beider Parteien enthalten. Handelt es sich um Warenlieferungen unter 15.000 Euro, müssen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern jährlich eine zusammenfassende Meldung der Umsätze einreichen. Dienstleistungen sind von dieser Meldepflicht hingegen ausgenommen. Bei Lieferungen ins bzw. aus dem Nicht-EU-Ausland wird eine Einfuhrumsatzsteuer erhoben, die im Falle eines Weiterverkaufs mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnet werden kann.

Wenn Sie elektronische Rechnungen – also per E-Mail / PDF oder Fax – erhalten bzw. verschicken wollen, müssen Sie unbedingt darauf Acht geben, dass deren Authentizität verbürgt ist. Dies ist der Fall, wenn E-Mail- bzw. PDF-Rechnungen eine qualifizierte digitale Signatur aufweisen oder Rechnungen von einem Standardfaxgerät an ein Standardfaxgerät (und nicht an einen Computer) gesendet werden.

Müssen Sie sehr viele Rechnungen schreiben, sollten Sie über die Anschaffung einer speziellen Software (Faktura) nachdenken.

Mahnungen werden dann verschickt, wenn der Zahlungseingang nicht innerhalb der von Ihnen angegebenen Zahlungsfrist erfolgt. Sobald Sie eine Mahnung geschrieben haben, können Sie theoretisch den gerichtlichen Weg einschlagen. Dazu müssen Sie einen Mahnbescheid beantragen und ein Mahnverfahren einleiten. Einen Anwalt damit zu beauftragen, lohnt erst dann, wenn der Streitwert eine bestimmte Höhe beträgt. Ab dem 30. Tag nach Rechnungsstellung fallen Verzugszinsen an. Diese liegen derzeit (1. Juli 2007) für Geschäfte mit Verbrauchern bei 8,19 Prozent, für Geschäfte zwischen Unternehmen bei 11,19 Prozent.

Aktualisiert am 10. September 2014