Fort- und Weiterbildungen für Existenzgründer und Führungskräfte aus Kleinen und Mittelständischen Unternehmen

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Einfache Buchführung

(Einnahmenüberschussrechnung)

Freiberufler und Kleingewerbetreibende, deren Umsatz unter 500.000 Euro bzw. deren Gewinn unter 30.000 Euro (50.000 Euro für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2007 beginnen) liegt, sind bloß zur Einnahmenüberschussrechnung verpflichtet. Ziel der Einnahmenüberschussrechnung ist es, den Gewinn bzw. den Verlust Ihrer Unternehmung zu ermitteln. Dazu ist es notwendig, Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben des laufenden Geschäftsjahres regelmäßig aufzuzeichnen – z.B. mit Hilfe einer leicht zu bedienenden Software –  und schließlich gegenüberzustellen. Obwohl die Einnahmenüberschussrechnung weniger aufwändig ist als die Bilanzierung, gibt es auch hier bestimmte Punkte zu beachten und Formalitäten einzuhalten.

Ihre Einnahmen und Ausgaben belegen Sie durch Quittungen und Kontoauszüge, bei Barzahlungen durch einen entsprechenden Vermerk. Berücksichtigen Sie, dass nicht das Datum zählt, wann Sie die Rechnung verschickt bzw. erhalten haben, sondern, wann die Rechnung bezahlt wurde. Gerade kurz vor einem Jahreswechsel kann dies von großer Bedeutung sein. Erhalten Sie nämlich eine Rechnung im November 2007, begleichen diese aber erst im Januar 2008, zählt dies zu den Ausgaben für 2008.

Sammeln Sie sämtliche Belege – also Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge etc. – in unterschiedlichen Ordnern und halten Sie eine zeitliche Reihenfolge ein. Üben Sie Sorgfalt bei der Sortierung; Geben Sie Acht, dass sich der „Papierkram“ nicht anstaut und Sie nicht die Übersicht verlieren. Sie können z.B. Ihre Belege nach Geschäftsbereichen, Betriebseinnahmen und  -ausgaben sowie nach erhobener Umsatzsteuer trennen. Grundsätzlich gilt, dass Ihre Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und verständlich sein müssen.

Eine gewisse Ordnung hat nicht nur den Vorteil, dass Sie im Bedarfsfall schnell das richtige Dokument zur Hand haben, sondern auch, dass Sie bestens über die aktuelle wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens informiert sind. Denn Buchführung bedeutet auch immer Controlling. (Mehr Informationen zum Thema Controlling finden Sie im Kapitel Krisenmanagement.) Bedenken Sie auch, dass die Aufbewahrungsfrist in Deutschland zehn Jahre beträgt und dass gegenüber dem Finanzamt letztlich Sie in der Beweispflicht sind.

Beim Finanzamt erhalten Sie einen amtlichen Vordruck, der Ihnen dabei hilft, Ihre Gewinn- bzw. Verlustermittlung übersichtlich zu gestallten. (Benutzen Sie in jedem Fall diesen Vordruck, um unnötige Fragen seitens des Finanzamts zu vermeiden.) In der Regel reicht dem Finanzamt der ausgefüllte Vordruck aus. Belege müssen Sie nur dann nachreichen, wenn das Finanzamt Unstimmigkeiten feststellt. Die Nummerierung auf dem Vordruck ändert sich von Jahr zu Jahr, sodass es wenig Sinn macht, die einzelnen Punkte Schritt für Schritt durchzugehen. Es werden lediglich die wichtigsten Stellen herausgearbeitet und erklärt. Der folgende Vordruck gilt für das Kalenderjahr 2006 bzw. für das Wirtschaftsjahr 2006 / 2007:

Nachdem Sie Name, Steuernummer und Art des Betriebs (z.B. Arzt oder Blumengeschäft) eingetragen haben, machen Sie Angaben zur Gewinnermittlung. Zunächst notieren Sie Ihre Betriebseinnahmen, worunter auch die Privatanteile der Kraftfahrzeug- und Telefonnutzung fallen. Im Anschluss listen Sie Ihre Betriebsausgaben auf. Diese sind unterteilt in Waren- und Materialkosten, bezogene Leistungen, Ausgaben für Personal, Abschreibungen, Kraftfahrzeug- und Raumnutzung, Geschenke-, Bewirtungs- und Reisekosten sowie in sonstige uneingeschränkt abziehbare Ausgaben (Telefon, Büromaterial, Fachliteratur, Buchführung etc.). Die Summe der Betriebseinnahmen wird mit der Summe der Betriebsausgaben verrechnet, sodass am Ende entweder ein Plus (Gewinn) oder ein Minus (Verlust) rauskommt. Wichtig: Für die einzelnen Abschreibungen müssen Sie ein „Verzeichnis der Anlagegüter“ erstellen, das Sie ebenfalls dem Finanzamt zukommen lassen.

Zuletzt geben Sie an, ob und in welcher Höhe Rücklagen und Ansparabschreibungen gebildet bzw. aufgelöst wurden. Wie wir bereits im Kaptitel Steuern erläutert haben, können Sie Ansparabschreibungen nutzen, um Ihr Einkommen in einem Jahr mit hohen Gewinnen zu senken und die Steuerschuld möglichst gering zu halten.

Aktualisiert am 10. September 2014